Архивный шкаф: систематизация документов и их хранение

Все, что важно знать о шкафах для бухгалтерских документов

Российское законодательство требует хранить документы первичной отчетности (накладные, счета-фактуры, оригиналы счетов на покупку материалов) на протяжении нескольких лет после окончания отчетного периода.

Хранение должно быть организовано либо в специальном закрываемом помещении – архиве, либо в запираемых шкафах по местонахождению субъекта хозяйствования.

Металлические шкафы созданы для сотрудников бухгалтерии и других отделов: экономического, по работе с персоналом. По своему назначению бывают нескольких типов:

1. для хранения архивной документации;
2. для постоянно используемой и пополняемой документации;
3. для бланков строгой отчетности, печатей;
4. для денег, носителей электронных подписей.

Если у вас небольшая организация и арендованный офис, то о специальной комнате не может быть и речи. Здесь на помощь придут архивные шкафы.

Архивные шкафы для документов

Архивные шкафы предназначены для хранения документации с ограниченным доступом к ней. Используются в офисных и архивных помещениях. Представляют собой цельносварную или сборно-разборную конструкцию из металлического листа толщиной от 0,6 до 0,8 мм.

Двери запираются на замок начального уровня секретности и стойкости. Замки именно ограничивают доступ к содержимому, а не исключают его как, например, сейфы или шкафы других классов. Давайте попробуем подсчитать нужное количество шкафов для организации архива.

К примеру, у вас 2000 продаж в отчетном году и столько же покупок. Всего 2000 накладных на продажу, 2000 счетов-фактур, 2000 накладных на покупку, 2000 счетов-фактур на покупку, 2000 оригиналов счетов – итого 10 000 документов. В стандартной пачке бумаги размером 30х21х5см 500 – листов бумаги. Тогда для хранения отчетов за один год потребуется:

10 000 листов / 500 листов * 5 см = 100 см

полки для хранения документов стоя. Добавим к этому 10% на разделители, скрепки, сшиватели и другие лайфхаки, которыми пользуется бухгалтерия для обозначения документов. Получаем 110 см, умножим их на 5 лет хранения, итого – 550 см. Наиболее распространенная ширина архивного шкафа составляет 80 см.

С небольшими допущениями получается, что для такого состава документов потребуется около 7 полок в шкафу + 1 полка для договоров с контрагентами. Один шкаф высотой 185 см у разных производителей идет с тремя, либо с четырьмя полками. То есть для вашего архива их потребуется как минимум 2.

Теперь вы можете самостоятельно подсчитать количество архивных шкафов для вашего предприятия пропорционально уменьшая или увеличивая исходные данные в приведенных формулах.

Достоинства:

1. Невысокая цена;
2. Удобно использовать для большого количества документов;
3. Небольшая масса;
4. Сборно-разборные модели проще и дешевле перевозить.

Недостатки:

1. Низкая устойчивость к взлому;
2. Невысокая жесткость тонколистовой стали. Этот недостаток нивелируется в какой-то степени применением листа большей толщины и сварной конструкции против сборно-разборной.

Для хранения более ценных бумаг: оригиналов учредительных документов, договоров аренды, кредитования, лизинга, инвестиций – используют шкафы сейфового типа, которые называются бухгалтерскими.

Металлические бухгалтерские шкафы

Бухгателтерские шкафы производятся в виде цельносварной конструкции из металлического листа толщиной от 1,2 до 2 мм, отличаются повышенной надежностью и устойчивостью к взлому. В отличие от архивных шкафов имеют замок повышенной секретности и надежности. На некоторых шкафах устанавливают электронные кодовые замки.

Бухгалтерские шкафы имеют огромное разнообразие размеров и функциональных возможностей. Есть шкафы наподобие архивных для большого количества документов, есть маленькие – не больше тумбочки. Бывают с одной, двумя, тремя независимыми секциями. Так же существуют модели с внутренним запираемым отсеком для хранения денег (трейзером), носителей электронной подписи и особо важных документов.

Достоинства:

1. Высокая взломостойкость в сравнении с архивными шкафами;
2. Более длительный срок службы за счет более качественной фурнитуры;
3. Хорошая жесткость;
4. Возможность подбора для себя оптимального варианта из огромного количества конфигураций.

Недостатки:

1. Более высокая стоимость;
2. Большая масса.

Картотечные шкафы для хранения A4 и A6 форматов

Для хранения и систематизации документов в подвесных папках A4 или FoolScape используют картотечные шкафы. Производители предлагают картотеки от 2 до 5 лотков для хранения бумаг A4, до 9 лотков для документов формата A6.

При выборе изделия помимо количества рекомендуем обратить внимание на наличие антиопрокидывающего устройства, допустимую нагрузку на направляющие, возможность использования двух форматов (A4 и FoolScape).

Антиопрокидывающее устройство в целях безопасности не позволяет выдвинуть больше одного ящика, так как при выдвижении всех лотков за счет смещения центра тяжести возникает опрокидывающий момент.

Для ящиков в картотеках необходимо использовать направляющие с нагрузкой не менее 40 кг. При глубине шкафа 600 мм масса содержимого одного лотка может достигать 25-30 кг. Чтобы обеспечить достаточный ресурс работы номинальная нагрузка направляющих должна быть на 25-30% выше реальной нагрузки.

Некоторые производители выпускают картотеки только формата A4. За счет чего достигают меньшей себестоимости производства и, как следствие, меньшей цены. Если вам нужно хранить все вместе (А4 + папки FoolScape), то этот вариант не для вас.

Достоинства:

1. Удобное хранение бумаг в подвесных папках;
2. Быстрый поиск нужных документов за счет возможности систематизации.

Недостатки:

1. Высокая стоимость;
2. Трудно найти полностью функционирующий образец. Отечественные производители предлагают, как правило, разборные варианты из тонкого листа. После сборки нередко верхний лоток начинает задевать нижний при выдвижении, а возможность регулировки отсутствует. Появляются царапины и сколы.

ВНИМАНИЕ!

1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

• Длительность 120 часов за 1 месяц
• Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
• Выдаем Удостоверение о повышении квалификации
• Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»

Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее

Архивный шкаф: систематизация документов и их хранение

ГОСТ Р 56513-2015

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ШКАФЫ МЕТАЛЛИЧЕСКИЕ АРХИВНЫЕ

Metal cabinets for archives. Specifications

Дата введения 2016-05-01

1 РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью “Промет” (ООО “Промет”)

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 135 “Мебель”

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе “Национальные стандарты”, а официальный текст изменений и поправок – в ежемесячном информационном указателе “Национальные стандарты”. В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя “Национальные стандарты”. Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на металлические архивные шкафы (далее – шкафы) для хранения документов.

Настоящий стандарт определяет требования к конструкции шкафов, обеспечивающие безопасность эксплуатации и устойчивость к взлому, и устанавливает методы испытаний.

Требования, обеспечивающие безопасность шкафов при эксплуатации, изложены в 5.1.9, 5.1.15, 5.1.16, 5.2.2, 5.3.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 9.032-74 Единая система защиты от коррозии и старения. Покрытия лакокрасочные. Группы, технические требования и обозначения

ГОСТ 9.301-86 Единая система защиты от коррозии и старения. Покрытия металлические и неметаллические неорганические. Общие требования

ГОСТ 9.303-84 Единая система защиты от коррозии и старения. Покрытия металлические и неметаллические неорганические. Общие требования к выбору

ГОСТ 12971-67 Таблички прямоугольные для машин и приборов. Размеры

ГОСТ 16371-93 Мебель. Общие технические условия

ГОСТ 16523-97 Прокат тонколистовой из углеродистой стали качественной и обыкновенного качества общего назначения. Технические условия

ГОСТ 19195-89 Мебель. Методы испытаний крепления дверей с вертикальной и горизонтальной осью вращения

ГОСТ 19882-91 Мебель корпусная. Методы испытания на устойчивость, прочность и деформируемость

ГОСТ Р 51053-2012 Замки сейфовые. Требования и методы испытаний на устойчивость к несанкционированному открыванию

ГОСТ Р 55148-2012 Средства надежного хранения. Шкафы сейфовые. Требования, классификация и методы испытаний на устойчивость к взлому

Примечание – При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю “Национальные стандарты”, который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя “Национальные стандарты” за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 шкаф металлический архивный: Изделие с запирающимися дверцами, предназначенное для хранения документов.

3.2 антресоль металлическая: Шкаф высотой не более 1000 мм, который может быть использован как самостоятельное изделие, так и в виде надстройки на шкаф.

3.3 полка: Элемент шкафа, на котором размещают грузы.

3.4 запирающий механизм двери: Механизм (замок и ригельный механизм), предназначенный для блокирования дверей в запертом состоянии.

3.5 эксплуатационная нагрузка на полку: Нагрузка на полку, установленная изготовителем изделия, позволяющая безопасно эксплуатировать шкаф.

3.6 эксплуатационная нагрузка на шкаф: Нагрузка на шкаф, установленная изготовителем изделия и позволяющая безопасно эксплуатировать шкаф.

3.7 пломбировочное устройство: Персонально идентифицируемое устройство одноразового действия, обеспечивающее защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах от проникновения.

3.8 несанкционированный доступ: Нарушение регламентированного доступа к объекту защиты.

4 Классификация

4.1 В зависимости от устойчивости к взлому шкафы подразделяют на классы: Б0, Б1, Б2. Класс шкафа, тип и количество замков, входящих в комплектацию шкафа, определяют в соответствии с таблицей 1.

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

• постоянного хранения,
• временного хранения свыше 10 лет,
• временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• помещать приложения вместе с основными документами;
• группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

• наименование по номенклатуре дел;
• номер тома;
• период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
• количество листов;
• место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

• наименование организации (полное и краткое);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
• срок хранения дела.

Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи» (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем.

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

• создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
• размещение дел;
• проверка наличия и состояния документов и дел;
• соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.

Особенности хранения документов в электронном архиве

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

1. Требования к хранению документов в электронной форме
2. Внутренняя опись электронных документов
3. Особенности передачи ЭД в архив
4. Особенности хранения ЭД в архиве
5. Выдача документов
6. Особенности уничтожения ЭД
7. Преимущества и недостатки электронных архивов

Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

• Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
• Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
• Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
• Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

1. Организация ежегодной экспертизы ценностей.
2. По итогам экспертизы уничтожаются бумаги с истекшими сроками хранения.
3. Актуальные ЭД включаются в опись и направляются в архив.

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

• Отдельные описи нужно оформлять для документов, срок хранения которых превышает 10 лет.
• Если документ составляется для электронных дел, графу «срок хранения» добавлять не требуется.
• Опись оформляется в двух экземплярах.
• Если в компании есть только один фонд, не обязательно указывать номер фонда в документе.
• В заголовке прописывается год сдачи ЭД в архив.
• Название структурного подразделения указывается в разделе «Наименование раздела описи».
• Названия разделов и индексы проставляются в соответствии с номенклатурой.
• Опись требуется согласовать с руководителем отдела делопроизводства, а также с экспертной комиссией, если она имеется.
• Вторая часть документа оформляется при приеме-передаче ЭД в архив.
• Порядковый номер описи нужно проставлять в архиве.

Рекомендуется включить в опись число и тип электронных носителей, которые направляются в архив.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

1. Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
2. ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
3. ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
4. Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
5. Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
6. Каждый из файлов проверяется на читабельность.
7. В опись включается запись о приеме-передаче.
8. Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

• При направлении ЭД в архив нужно конвертировать их в специальный формат. В частности, это формат PDF/A-1.
• Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.
• Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
• Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
• Учитываться должны все электронные документы.
• В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

• В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
• В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
• Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

• Дата предоставления документа.
• Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
• Наименование структурного подразделения.
• Учетный номер предоставленного ЭД.

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

Особенности уничтожения ЭД

Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем. К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

• С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
• Поиск нужного документа не требует много времени.
• Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
• Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

• Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
• Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
• Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

Инструкция: как хранить документы в архиве

Архивное хранение документов — это обеспечение сохранности бумаг организации, вышедших из непосредственного использования в течение сроков, которые определены приказом Росархива №236. Для недопущения утраты или порчи этих бумаг в организации создаются специальные условия.

Зачем хранить

Все организации, ведущие деятельность на территории РФ, обязаны сохранять бумаги в течение определенного времени после того, как они вышли из непосредственного использования. Это касается всей документации предприятия, в том числе:

• кадровой, к которой относятся приказы по кадрам, выданные трудовые книжки и трудовые договоры;
• хозяйственной — договоров, контрактов и т. п.;
• бухгалтерской.

Для целей сохранения бумаг компании создают специальные подразделения либо нанимают сторонние организации, которые оказывают услуги по архивному хранению документов на своей территории.

Хранить бумаги, которые уже не используются, необходимо, чтобы:

• предъявлять их по запросу контролирующих органов, например налоговой, и избежать санкций за их отсутствие и непредставление;
• предоставлять информацию из них, в частности информацию о трудовой деятельности бывшего сотрудника, — она нередко запрашивается им самим или уполномоченными госорганами спустя много лет после его увольнения;
• избежать наложения санкций за неправильное хранение документов в архиве или их отсутствие; такие санкции предусмотрены ст. 13.20 КоАП РФ.

Как организовать хранение

В целях обеспечения сохранности в течение длительного времени важна правильная организация хранения документов в архиве, включающая ряд мер, направленных на создание благоприятных условий.

Организация архива начинается с правильного подбора места расположения специализированного подразделения компании и заканчивается регулярными гигиенически процедурами, необходимыми для поддержания надлежащего микроклимата в этом помещении. Подробно правила хранения документов описаны в приказе Росархива №24 от 02.03.2020.

Место

С чего начинается организация архивного хранения дел и документов — это выбор помещения для размещения в нем специального подразделения компании.

В соответствии с правилами в выделенном помещении располагаются:

• архивохранилище;
• помещение, в котором проводится прием новых единиц, их оформление и временное размещение до перевода в архивохранилище;
• помещение для использования бумаг, например читальный зал;
• кабинеты сотрудников, обособленные от архивохранилища.

Не допускается размещать специализированное подразделение на чердаках и в подвалах. Если есть такая возможность, архив размещается с северной стороны здания.

Архив располагается на удалении от лабораторных, производственных, бытовых помещений. От смежных помещений подразделение отделяется несгораемыми стенами. В самом помещении не допускается прокладка канализации или водоснабжения, из него должен быть предусмотрен выход к лифту или лестнице.

Само помещение оборудуется:

• вентиляцией, способной обеспечить стабильный режим температуры, влажности и рециркуляцию воздуха;
• противопожарной системой;
• решетками на окнах, если помещение расположено на первом этаже.

Материалы, используемые при строительстве и отделке архивного помещения, не должны выделять агрессивные химические вещества или служить источником пыли.

Условия

Для обеспечения длительной сохранности важно соблюдать условия хранения документов в архиве, они изложены в правилах.

Бумаги хранятся в закрытых коробках, расставленных на стеллажах. К расстановке стеллажей предъявляются следующие требования:

• расстояние между рядами — не менее 120 см;
• проход между стеллажами — не менее 75 см;
• между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — не менее 75 см;
• между стеной и торцом стеллажа — не менее 45 см;
• между полом и нижней полкой — не менее 15 см, на цокольных этажах — не менее 30 см.

Кроме того, важно соблюдать санитарно-гигиенические нормы:

Сроки хранения

Помимо того, что организации вынуждены соблюдать требования к хранению документов в архиве, им важно помнить о сроках, предусмотренных для разного вида документации.

Срок различен для разных видов бумаг и составляет от пяти лет до неограниченного. Все сроки перечислены в приказе Росархива №236 от 20.12.2019, например:

Вид документа	Срок хранения	Пункт приказа Росархива № 236 от 20.12.2019
Накладные	5 лет	518
Положение о контрактной службе	Постоянно	217
Прайс-листы	10 лет	234
Трудовые договоры	50 или 75 лет	435
Табели учета рабочего времени	5 или 50/75 лет, если условия труда признаны вредными	402

Архивное хранение электронных документов

Электронные документы хранятся:

1. На двух физических носителях — основном, который находится в специализированном подразделении, и рабочем. Требования к условиям зависят от выбранного вида носителя и указываются его производителем.
2. В информационной системе подразделения на его оборудовании.

К сохранению на физическом носителе предъявляются следующие требования:

• выбранный вид носителя обеспечивает длительное сохранение — от 10 лет;
• в организации имеются технические и программные средства, обеспечивающие воспроизведение информации с носителя;
• ответственные сотрудники регулярно обновляют вид носителя на более современный с помощью конвертации информации;
• сотрудники архива следят за сохранностью физического носителя.

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Архивный шкаф: систематизация документов и их хранение

4.4. Размещение документов в хранилище

4.4.1. Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

4.4.2. Средства хранения

4.4.2.1. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.

4.4.2.2. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон – с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.

Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.

4.4.2.3. Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:

бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения – в связках;

микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные ракорды, наматываться в рулон на сердечники фотослоем наружу и храниться в металлических коробках по ГОСТ 4097-78;

микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92.

4.4.2.4. Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.) .

В соответствии с “Примерным положением об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждений, организаций, предприятий” (М., 1990).

4.4.2.5. Обязательными условиями архивного хранения ЭД являются:

наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи и др.;

обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);

обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.

Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание оптимальных режимов хранения носителей ЭД.

Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами (ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78. ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение; РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях).

По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители.

4.4.2.6. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

4.4.2.7. Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.

4.4.3.1. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

4.4.3.2. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.

4.4.3.3. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение 15).

4.4.3.4. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение 16). При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.

Белые филенчатые межкомнатные двери

• 3D покрытие
• CPL двери
• Без отделки из массива
• Брашированные двери
• Влагостойкие двери
• Глянцевые двери
• Деревянные двери
• Крашеные двери
• Ламинированные двери
• Патинированные двери
• ПВХ двери
• Пластиковые двери
• Под покраску двери
• Цельностеклянные двери
• Шпон файн-лайн двери
• Шпонированные двери
  • Двери шпон дуба
• Двери экошпон
• Эмаль двери
• Эмалит двери

• RAL
• Абрикос
• Акация
• Аляска
• Анегри
• Бежевые
• Белые
  • Белая Эмаль
  • Белые двери гладкие
  • Белые двери глянцевые
  • Белые двери из массива
  • Белые двери ПВХ
  • Белые двери с патиной
  • Белые двери со стеклом
  • Белые двери филенчатые
  • Белые двери фрезерованные
  • Белые двери шпонированные
  • Белые двери экошпон
• Белый ясень
• Бук
• Венге
• Вишня
• Дуб античный
• Дуб беленый
• Дуб натуральный
• Дуб Шервуд
• Жемчужный
• Зебрано
• Зеленые
• Золотой дуб
• Итальянский орех
• Капучино
• Каштан
• Коньяк
• Коричневые
• Красное дерево
• Красные
• Мокко
• Мореный дуб
• Орех
• Орех американский
• Орех миланский
• Орех тангентальный
• Палисандр
• Патина золото
• Патина иней
• Патина карамель
• Патина серебро
• Рыжие
• Светлые
• Серые
• Синие
• Слоновая кость
• Темные
• Цветные
• Черные
• Черный абрикос
• Шоколад
• Эбен
• Экзотические
• Ясень

• Высокие двери
• Двери высотой 190 см
• Двери высотой 200 см
• Двери высотой 210 см
• Двери высотой 220 см
• Двери высотой 230 см
• Двери высотой 240 см
• Двери высотой 250 см
• Двери высотой 270 см
• Двери на заказ
• Двери шириной 40 см
• Двери шириной 55 см
• Нестандартные двери
• Низкие двери
• Стандартные двери
• Узкие
• Широкие

• Двери с витражом
• Двери с матовым стеклом
• Двери с прозрачным стеклом
• Двери с решеткой
• Двери с фотопечатью
• Двери со стеклом триплекс
• Двери с каленым стеклом
• Двери с зеркалом
• Двери с фацетом
• Двери с черным стеклом

• Филенчатые двери
• Фрезерованные двери
  • Фреза по шпону
  • Фреза по эмали
  • Фреза экошпон
  • Фреза эмалит
• Царговые двери
• Сборные двери
• Багетные двери
• Гладкие двери
• Двери МДФ
• Двери с четвертью
• Полнотелые двери
• Шумоизоляционные

• Дверь-книжка
• Дверь-пенал
• Роторные двери
• Раздвижные перегородки
• Раздвижные двери
  • Раздвижные белые
  • Раздвижные в гостиную
  • Раздвижные двойные
  • Раздвижные деревянные
  • Раздвижные для кухни
  • Раздвижные для спальни
  • Раздвижные одностворчатые
  • Раздвижные с зеркалом
• Стеклянные двери-купе

• Элитные двери
• Премиум двери
• Бюджетные двери

• Белорусские двери
  • Из массива дуба
  • Из массива ольхи
  • Из массива сосны
• Российские двери

• Противопожарные двери
• Межкомнатные перегородки
• Напольные покрытия

Рады сообщить, минимизированы сроки изготовления заказов дверей фабрики «Офрам».

Рады сообщить о новых дверях фабрики «Итальянская легенда».

Рады сообщить о новых дверях фабрики Aurum Doors г. Нижний Новгород

Белые филенчатые межкомнатные двери

Филенчатые двери представляют собой сборную конструкцию из рамы и тонких щитков с фигурной кромкой. Для изготовления каркаса используется массив или его клееная комбинация с МДФ, для филенок — фанера, дерево, стекло, ДСП.

В разделе белых филенчатых дверей магазина «Интерьер Уют» вы найдете:

• модели с арочными филенками. Устанавливаются в классических, винтажных, прованских интерьерах;
• полотна с лаконичными прямоугольными филенками. Благодаря простоте конструкции и универсальности цвета такие модели органично вписываются в любой современный стиль.

Для отделки филенчатых межкомнатных дверей используется экошпон, белая эмаль, ПВХ-пленка — все материалы устойчивы к механическим повреждениям и появлению пятен.